Entender la rentabilidad de tu agencia de marketing no se trata solo de mirar las ganancias generales, sino de analizar cómo cada cliente y cada servicio contribuyen al resultado final. Calcular el P&L (Profit and Loss) por cliente y por servicio te permite identificar qué áreas son más rentables y dónde podrías ajustar para mejorar tus márgenes. En esta guía te explicamos cómo hacerlo paso a paso.

¿Qué es el p&l y por qué calcularlo por cliente y servicio?

El P&L, o estado de resultados, detalla los ingresos y costos para determinar el beneficio o pérdida neta. Cuando lo calculas por cliente y por servicio, obtienes una visión clara de:

• Clientes más rentables: quiénes generan mayores ganancias después de cubrir sus costos.
• Servicios más rentables: qué áreas de tu negocio aportan el mayor margen de beneficio.
• Oportunidades de mejora: dónde optimizar costos o ajustar precios.

Pasos para calcular el p&l por cliente y por servicio

1. identifica los ingresos por cliente y servicio

Primero, determina cuánto dinero genera cada cliente y cada servicio en un período específico (mensual, trimestral, etc.). Divide los ingresos de la siguiente manera:

• Por cliente: suma todos los pagos recibidos de un cliente, ya sea por proyectos únicos o servicios recurrentes.
  Ejemplo:
  • Cliente A: $10,000/mes
  • Cliente B: $5,000/proyecto
• Por servicio: clasifica los ingresos según los servicios ofrecidos, como gestión de redes sociales, SEO, diseño web, entre otros.
  Ejemplo:
  • SEO: $15,000/mes
  • Publicidad: $20,000/mes

2. registra los costos directos

Los costos directos son los gastos que puedes asignar específicamente a un cliente o servicio. Esto incluye:

• Mano de obra: horas de trabajo dedicadas al cliente o servicio, calculadas según las tarifas por hora del equipo.
• Herramientas y software: costos de plataformas como Google Ads, herramientas de diseño, etc., utilizadas específicamente para el cliente o servicio.
• Subcontrataciones: si externalizas alguna parte del trabajo, como redacción o diseño.

Ejemplo de costos directos por cliente:

• Cliente A: $5,000 en horas de trabajo + $500 en herramientas.
• Cliente B: $2,000 en subcontrataciones + $300 en herramientas.

Ejemplo de costos directos por servicio:

• SEO: $8,000 en trabajo del equipo + $2,000 en herramientas SEO.
• Publicidad: $10,000 en gasto publicitario + $3,000 en gestión del equipo.

3. considera los costos indirectos

Los costos indirectos no se pueden asignar a un cliente o servicio específico, pero aún así deben incluirse. Esto abarca:

• Alquiler de oficina.
• Salarios administrativos.
• Marketing interno.
• Gastos generales (internet, servicios públicos, etc.).

Distribuye estos costos proporcionalmente entre los clientes y servicios según criterios como ingresos generados o tiempo dedicado.

4. calcula el p&l por cliente y servicio

Ahora que tienes los ingresos, costos directos e indirectos, calcula el P&L:

P&L = ingresos – costos directos – costos indirectos asignados

Ejemplo por cliente:

• Cliente A: $10,000 (ingresos) – $5,500 (costos directos) – $1,000 (costos indirectos) = $3,500 de beneficio neto.
• Cliente B: $5,000 (ingresos) – $2,300 (costos directos) – $500 (costos indirectos) = $2,200 de beneficio neto.

Ejemplo por servicio:

• SEO: $15,000 (ingresos) – $10,000 (costos directos) – $2,000 (costos indirectos) = $3,000 de beneficio neto.
• Publicidad: $20,000 (ingresos) – $13,000 (costos directos) – $2,500 (costos indirectos) = $4,500 de beneficio neto.

5. analiza los resultados

Revisa los datos y busca patrones:

• ¿Qué clientes tienen márgenes más altos?
• ¿Qué servicios generan más beneficios?
• ¿Dónde puedes reducir costos o renegociar precios?

Esta información te ayudará a tomar decisiones informadas, como priorizar clientes o servicios más rentables y optimizar operaciones en las áreas menos rentables.

Calcular el P&L por cliente y servicio no solo te permite conocer la rentabilidad de tu agencia, sino también identificar oportunidades para escalar de manera estratégica. Al entender qué clientes y servicios generan más beneficios, puedes enfocar tus recursos donde realmente importan, mejorar márgenes y crecer con una base sólida. Además, con esta plantilla gratis que te dejamos, llevar a cabo este análisis se te va a ahacer más sencillo todavía.